As orientações e providências que devem ser tomadas antes de viajar
O início do ano é a época em que muitos tiram férias para viajar, podendo o síndico também optar por tirar alguns dias para visitar parentes distantes ou conhecer outras cidades. Porém, ele deve organizar a administração do condomínio antes de partir e, principalmente, deixar um responsável para representar o prédio nesse ínterim, além de dar as orientações ao zelador.
A primeira providência que deve ser tomada é realizar uma reunião com o subsíndico e conselheiros. Se o edifício for assessorado por uma empresa administradora de condomínios, também é importante marcar um encontro para discutir as ações do período em que estiver afastado. Se for por apenas alguns dias, o síndico pode apenas dar as orientações, mas, se ficar fora por cerca de um mês ou mais, deve nomear um substituto temporário, que deve ser primeiramente o subsíndico. Não havendo essa figura, deve-se escolher um dos conselheiros. É interessante elaborar um documento com firma reconhecida para comprovar a nomeação pois, durante o período, o indicado pode precisar representar o condomínio em audiência na Justiça.
É importante que o síndico informe o substituto sobre as datas dos pagamentos que devem ser feitos no período ou, se possível, antecipá-las, além de deixar uma cópia da Convenção, entregar algum contato seu para emergência e as chaves que dão acesso ao motor de água e a caixa de luz do prédio — que também podem ficar com o zelador. Também é necessário verificar se algum dos empregados tem férias para tirar no período para deixar a papelada pronta.
Por fim, ao zelador cabe o síndico deixar os números de telefones de empresas de manutenção, polícia, bombeiros e da administradora. Além disso, lembrá-lo que essa é a época em que mais ocorrem infrações contra as regras de convivência, como barulho após as 10h, e que o mesmo deve estar atento e dirigir a informação ao representante temporário do condomínio. Depois desses despachos o síndico pode sair tranquilo e aproveitar ao máximo suas férias.