Aprenda a realizar uma Assembleia Anual de Prestação de Contas
A Assembleia de Prestação de Contas é um momento complicado na vida de muitos síndicos e administradoras. No entanto, há uma forma de realizá-la com transparência e surpreender os moradores. Normalmente, na Assembleia Anual que traz como pauta a prestação de contas, esta é feita de forma simplória, de modo que o síndico ou administradora colocam em cima de uma mesa as pastas dos últimos doze meses e perguntam aos moradores se há alguma dúvida. Como geralmente os moradores não acompanham de forma efetiva a movimentação mensal e, em muitos casos, o condomínio não possui as pastas virtuais que facilitariam essa verificação, não há nenhum questionamento e as contas do período apresentado são aprovadas rapidamente.
Ressalta-se que essa falha no acompanhamento dos condôminos não é interessante para o síndico que busca maior eficiência e qualidade na gestão. A Assembleia de Prestação de Contas é uma ótima oportunidade para tanto o síndico quanto a administradora demonstrarem seu comprometimento, expondo os resultados positivos obtidos no período em questão. Em função de demonstrar uma gestão mais profissional, é importante enfatizar que os objetivos foram atingidos e as metas conquistadas, por meio de dados e gráficos. A comparação mensal dos valores previstos versus os valores realizados é indispensável na prestação de contas anual. Isso comprova aos moradores a assertividade da elaboração do orçamento anual, aprovado em Assembleia anterior.
Para realizar uma prestação contas que se assemelhe a de uma empresa, é necessário que, durante todo o ano, a administração colete informações de forma criteriosa e que utilize o mesmo plano de contas. Os dados devem ser confiáveis para que haja uma gestão segura, inclusive das manutenções, com a identificação do número de falhas ocorridas – independente da manutenção preventiva, por exemplo (no caso dos elevadores, gerador e bombas de recalque).
É interessante que a prestação de contas apresente, de forma resumida, toda movimentação que ocorreu no condomínio em um dado período, relembrando os moradores de tudo que foi realizado (sendo que muitas das referências fazem parte do demonstrativo financeiro distribuído mensalmente). São indispensáveis as seguintes informações na prestação de contas anual:
- Estrutura física – apresentar as reformas realizadas, com fotos do antes e do depois, e mencionar as fotos dos problemas existentes);
- Inspeções legais – exemplo: limpeza da caixa d’água, análise da água, extintores, mangueiras, para-raio, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, brigada de incêndio, gás, desinsetização);
- Exigências trabalhistas – comprovar o cumprimento das NR7 – PCMSO, NR9 – PPRA, NR5 – Primeiros Socorros, entrega da RAIS e DIRF;
- Órgãos – Federal / Estadual / Municipal – demonstrar que não há pendências, por meio de Certidões Negativas;
- Situação financeira – demonstrar os saldos da conta corrente e dos fundos de reserva e de obras. Apontar também todas as reduções de custo que foram possíveis de serem realizadas, como: água, energia, manutenção dos elevadores;
- Valores não creditados – demonstrar o saldo da inadimplência, apontando os valores que estão em acordos judiciais e extrajudiciais, a quantidade de ações em andamento e os valores que ainda não foram ajuizados, por serem apenas uma ou duas cotas e que estão em negociação com os devedores;
- Principais obras – relacionar todas as obras realizadas com e sem rateio;
- Obras não realizadas – mencionar as obras que não foram realizadas e os respectivos motivos;
- Contas a Pagar – apontar os valores já empenhados pelo condomínio, como os compromissos com fornecedores de serviços ou compras.
Por fim, todos os tópicos devem integrar a Ata da Assembleia, ficando para o condomínio um histórico. Os moradores, então, desfrutarão de uma prestação de contas completa e, com certeza, darão mais valor ao trabalho do síndico e da administradora que compartilham as responsabilidades da gestão de condomínios.