Veja as ferramentas e dicas que o síndico pode usar para se comunicar melhor com os condôminos
O papel de um síndico em um condomínio é multifacetado e desafiador. Desde lidar com questões administrativas até garantir o bem-estar e a harmonia entre os moradores, a comunicação eficaz é uma peça fundamental para o sucesso nessa função. Neste artigo, exploraremos estratégias e ferramentas para melhorar a comunicação entre síndicos e condôminos, visando criar um ambiente mais transparente e colaborativo.
É fundamental estabelecer canais de comunicação claros desde o início. Já na ata de nomeação do síndico, devem ser especificados os meios pelos quais os moradores podem entrar em contato, seja e-mail, livro de ocorrências ou outros métodos apropriados. Além disso, é crucial que o síndico seja ágil em suas respostas — especialistas recomendam um prazo de até quatro dias para questões comuns e até sete dias para resolver reclamações registradas.
Contudo, às vezes o síndico não consegue responder imediatamente às dúvidas dos moradores, devido à complexidade das questões ou à sobrecarga de trabalho. Nessas situações, é importante ser transparente, confirmando o recebimento do e-mail do morador e assegurando-o de que as questões serão abordadas em breve.
Organizando as reclamações e comunicados
O telefone e o interfone do síndico não devem ser utilizados como primeira opção de contato, a menos que seja uma emergência, como incêndios, acidentes ou roubos. Para lidar com assuntos não urgentes, registros podem ser feitos no livro de ocorrências ou na caixa de sugestões, ou mesmo por e-mails, quadro de avisos, fóruns de discussão, app da administradora ou pelo site do prédio.
Use informativos online ou impressos para dar informações, dessa forma é possível poupar tempo, ao evitar a necessidade de explicar a mesma questão várias vezes. Livros de ocorrências, formulários específicos e caixas de sugestões também são maneiras eficazes de registrar e resolver problemas de maneira transparente e respeitosa. Para os moradores que não se sentem à vontade com o livro de ocorrências, por quererem se queixar sobre os funcionários do prédio, por exemplo, uma alternativa é entrar em contato com o síndico via e-mail.
Comunicação Digital
Para facilitar a comunicação, o síndico pode manter uma comunicação abrangente com todos os moradores utilizando aplicativos como o da Fonsi Condomínios. O portal próprio da administradora simplifica o acesso aos registros de ocorrências e comunicados, além de facilitar as reservas de espaços de lazer, consulta de documentos, atas, informações financeiras, entre outras funcionalidades.
Pessoalmente
Mesmo com toda praticidade dos meios digitais, o contato pessoal continua sendo vital para uma comunicação eficaz. O síndico deve reservar um tempo regular para se encontrar pessoalmente com os moradores, ouvindo suas preocupações e fornecendo esclarecimentos quando necessário.
Lembre -se de nunca trabalhe sozinho! A participação do conselho é muito valiosa na comunicação entre a gestão e os condôminos. A criação de comitês, formados por moradores voluntários, também é uma boa estratégia para diluir as responsabilidades e promover uma comunicação mais acessível.
Acesso a documentos
Cabe destacar que o síndico não tem obrigação de fornecer esclarecimentos financeiros ao morador quendo este solicitar. As devidas satisfações são dadas apenas nos balancetes mensais e nas assembleias, principalmente na Assembleia Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
O síndico é quem tem responsabilidade pela guarda de documentos, por isso moradores não devem ser autorizados a levá-los para casa. Para verificar arquivos do condomínio, como pasta de prestação de contas, é bom estabelecer a necessidade de marcar data e hora.
A comunicação efetiva entre síndico e condôminos é o alicerce de um condomínio bem administrado e harmonioso. Estabelecer canais claros de comunicação, combinar métodos tradicionais e digitais e priorizar o contato pessoal são passos indispensáveis para cultivar um ambiente onde todos se sintam ouvidos, respeitados e parte ativa da comunidade condominial.