O que é, suas vantagens e como evitar problemas no condomínio
Uma boa gestão do condomínio se faz com ferramentas que facilitam a comunicação entre síndico e moradores, de forma a atender às necessidades dos usuários. Nesse sentido, se utilizado de forma correta, o livro de ocorrências pode ser uma boa forma de ampliar esse contato.
Livro de ocorrências e sua finalidade
O livro de ocorrências é um registro geral dos acontecimentos do condomínio, utilizado para a comunicação entre todos os usuários. Síndico, moradores e funcionários podem fazer anotações no livro para que o responsável tenha ciência das demandas. É muito eficaz para registrar reclamações e sugestões, de forma que o síndico possa saber dos desejos dos condôminos. Ele não é obrigatório, ou seja, não existe norma na Convenção de condomínio ou no Regimento Interno que o institua.
Vantagens do livro de ocorrências
É possível listar algumas vantagens para o condomínio que possui um livro de ocorrências. Dentre elas:
- É um canal de comunicação que possibilita que todos os envolvidos na rotina do condomínio saibam o que acontece;
- É um importante meio de transparência da administração e de publicidade, uma vez que o síndico deve acompanhá-lo para ter ciência das sugestões e das reclamações;
- Suas informações servem para a gestão disciplinar do síndico (multas e advertências), ao mesmo tempo que organiza a manutenção do edifício;
- Pode servir como prova judicial nos casos de disputas entre vizinhos (barulho, condutas indevidas), já que possui anotações a respeito da vida condominial.
A forma de registro no livro de ocorrências
O livro de ocorrências costuma ficar na portaria ou em posse do zelador. Aquele interessado em fazer uma sugestão, observação ou reclamação deve registrar sua ocorrência de forma clara e objetiva, sempre se identificando por meio de nome e unidade privativa. Toda anotação deve ser assinada para que não haja denúncias anônimas e confusões.
O síndico ou a administradora devem, inclusive, expedir uma orientação destinada aos usuários do livro e fixá-la em área comum de grande circulação, como o elevador. Nela, podem constar algumas dicas para a forma de registro no livro. Ser objetivo, evitar especulações e não utilizar ironia e outras figuras de linguagem são algumas dicas valiosas.
O conteúdo das ocorrências
Como destacado anteriormente, o livro pode servir para registrar acontecimentos de diversas naturezas, como reparos e ajustes necessários no edifício, desentendimentos entre moradores, comportamentos indevidos, reclamações e outros. Porém, o síndico deve orientar os usuários para que não usem o livro para acusar alguém sem provas, caluniar, difamar, injuriar ou expor uma situação pessoal de alguém.
Recentemente, uma decisão do 1º Juizado Cível de Sobradinho condenou um morador por se manifestar ofensivamente em um livro de condomínio sobre a situação financeira do síndico. O morador foi condenado a pagar R$ 2.500 ao síndico a título de danos morais. De acordo com a juíza, “há responsabilidade dos que ‘compartilham’ mensagens e dos que nelas opinam de forma ofensiva, pelos desdobramentos das publicações, devendo ser encarado o uso deste meio de comunicação com mais seriedade e não com o caráter informal que os usuários geralmente entendem ter”.
Retirada do livro de ocorrências do condomínio
O livro de ocorrências é público, e é justamente esse o seu maior defeito. Com seu caráter democrático, todos podem registrar suas observações, sendo esse um dos principais motivos pelos quais alguns condomínios estão acabando com a ferramenta. É importante lembrar que, caso ele já exista, sua retirada só pode se dar mediante comunicação à assembleia.
Como alternativa, muitos síndicos vêm substituindo o livro de ocorrências por formas de comunicação mais efetivas, como a criação de um e-mail para que o síndico receba todo o feedback dos condôminos, criação de site do condomínio, uso aplicativos de mensagens e redes sociais.
Por fim, apesar de benéfico, quando não é bem administrado o livro pode causar muitos transtornos – e isso é o que menos se quer em um condomínio, não é mesmo?