Cuidados e organização na guarda de documentos pode evitar problemas futuros
Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento das diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que não são poucos, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.
Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.
Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.
O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.
Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.
DOCUMENTOS = PRAZO DE GUARDA
DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) = 05 anos
DARF PIS/Folha = 10 anos
DIRF = 05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) = 20 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) = 35 anos
Folha de Pagamento = 35 anos
Folha de Ponto = 5 anos
Formulário CAGED = 10 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial = 5 anos
GPS = 5 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos = 5 anos
Laudo PPRA = 20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho = Permanente
Processos Trabalhistas = Permanente
Prontuários de Funcionários = Permanente
RAIS = indeterminado
Recibo de Vale Refeição = 6 anos
Recibo de Vale Transporte = 6 anos
Dossiê (Convenção / Especificação) = Permanente
Extratos Bancários = 6 anos
Livros de Atas de Assembleia = Permanente
Orçamentos / Contratos de Obras = até o final da garantia
Pastas de Prestação de Contas = 10 anos
Plantas do Condomínio = Permanente