Saiba como aderir corretamente e evitar multas por falta de informações
Governo federal adia para novembro prazo de migração, mas condomínios podem começar logo e, assim, evitar multas
Condomínios com receitas anuais de até R$ 4,8 milhões que se cadastrarem no eSocial somente a partir de novembro terão que se desdobrar: três das cinco fases de adesão ao sistema deverão ser feitas ao mesmo tempo. O novo prazo foi divulgado pelo governo federal na semana passada. O calendário anterior era escalonado e começaria a vigorar na segunda-feira do dia 23 de julho, mas a União decidiu torná-lo facultativo. Somente no município do Rio, 40 mil unidades serão obrigadas a aderir, sob o risco de sofrerem multas futuramente.
O eSocial é um programa que vai unificar, digitalmente, a coleta de informações a respeito de 15 obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Entre as mais conhecidas, está o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Hoje, condomínios precisam enviar os dados, individualmente, para os respectivos órgãos públicos. A multa por uma falta de atualização cadastral, por exemplo, é de R$ 402,54, por empregado. As três etapas que deverão ser feitas ao mesmo tempo em novembro, caso o condomínio opte por esse prazo limite, são: cadastro dos empregadores, informações relativas aos trabalhadores e envio da folha de pagamento.
O eSocial não é exclusivo para unidades do setor imobiliário. Desde janeiro deste ano, a plataforma já está em vigor para grandes empresas (faturamento superior a R$ 78 milhões anuais). No entanto, o segundo grupo, do qual fazem parte os condomínios, foi dividido em dois calendários obrigatórios: a partir de novembro, para micro e pequenas empresas com arrecadação menor que R$ 4,8 milhões; e a partir de 23 de julho, para empresas que faturam entre R$ 4,8 e R$ 78 milhões.
NOVA CULTURA
Com a migração para o novo sistema digital, especialistas acreditam que a cultura dos condomínios deve mudar radicalmente. As informações deverão seguir de forma mais transparente e imediata. Funcionários de edifícios também acabarão sendo beneficiados devido à maior garantia dos seus direitos. O sistema vai exigir dos síndicos mais organização e cumprimento de prazos, procedimentos e confecção de documentos trabalhistas.
CERTIFICAÇÃO DIGITAL: ITEM OBRIGATÓRIO
Antes de se programar para as etapas do eSocial, os condomínios precisam ter em mãos uma certificação digital. O documento virtual, que já era recomendado, agora se torna obrigatório para acesso ao portal do sistema. O primeiro passo é procurar uma autoridade certificadora. Os edifícios podem encontrar a relação desses profissionais no site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (https://www.iti.gov.br/icp-brasil).
Em seguida, é necessário reunir alguns documentos: ata da assembleia de escolha do síndico, CPF e identidade dele, além de convenção do condomínio. Por fim, o agente certificador faz o cadastro virtual e libera a chave de acesso.
Os condomínios podem optar por três tipos de acesso: token, cartão ou versão para computador. A diferença entre um e outro está na validade da certificação e nos preços cobrados.
Depois de o condomínio formalizar o certificado digital, começam as cinco fases propriamente ditas de adesão ao eSocial. Além das três primeiras, que devem ser obrigatoriamente feitas em novembro, a administradora terá ainda que: substituir a Guia de Informações à Previdência Social (fase 4) e enviar os dados de segurança e saúde dos trabalhadores (fase 5).
COMPLEXIDADE CRIA DÚVIDAS
O processo de adesão ao eSocial é complexo e está gerando indefinição entre administradores. Como condomínios não têm faturamento, muitos acreditam que, em tese, eles não se enquadrem na regra do novo calendário. No entanto, a Receita Federal confirmou que empreendimentos imobiliários estão, sim, contempladas pelo adiamento do prazo obrigatório.