Os principais problemas na gestão de encomendas nos Condomínios e como resolvê-los
Imagine a seguinte situação: uma moradora passa em um concurso público e o condomínio perde a carta registrada que ela precisava para se apresentar no dia da posse. Isso seria um grande problema para a moradora, o síndico e o porteiro. Infelizmente, esse exemplo ilustra um caso real que revela a dificuldade de gerenciar a entrega de encomendas em condomínios.
Se o seu condomínio já teve problemas com encomendas ou se as entregas em seu condomínio estão crescendo e você não sabe como gerenciar isso, leia este post. Descubra a origem dos problemas e veja como resolvê-los!
Quais são os problemas mais comuns na entrega de encomendas?
- Não conferência da encomenda no momento da entrega
Em algumas situações, o carteiro não espera o porteiro conferir as encomendas, até mesmo o apressando para assinar o comprovante de recebimento. Isso leva o profissional que está na portaria a assinar por algo que muitas vezes não recebeu, ou receber algo errado.
- Não recebimento das encomendas
Quando não consta no Regimento Interno do condomínio quem é o responsável pelo recebimento das encomendas, há o risco de o porteiro se negar a ficar com a mercadoria. Assim, ela acaba retornando para o remetente e o morador tem de solicitar uma nova entrega ou buscar na agência de entregas.
- Recebimento de encomendas violadas
A responsabilidade dos entregadores acaba quando a encomenda é deixada na portaria. Isso garante que a transportadora entregou a mercadoria fechada, sem nenhuma violação. Entretanto, pode ocorrer de o morador receber a encomenda com a embalagem violada e quem a recebeu não se responsabilizar pela violação, acusando a companhia de entregas.
- Falta de um local adequado para armazenamento de encomendas
Quando o condomínio não tem um local para guardar as encomendas, elas correm o risco de serem extraviadas ou trocadas entre unidades. Assim, se não há controle, provavelmente o morador que comprou a mercadoria não irá recebê-la. Esses problemas geram conflitos entre moradores, além de aborrecimentos e reclamações que levam a uma situação desagradável entre porteiros, moradores e síndicos.
O que fazer para prevenir e resolver os problemas com encomendas?
- Defina um responsável pelo recebimento
Muitas vezes o porteiro e o zelador se tornam os responsáveis por receber as mercadorias, estando o morador em seu apartamento ou não. No entanto, é de extrema importância que essa questão seja decidida em assembleia pelos condôminos. Definido o responsável, faça o treinamento informando os procedimentos para receber, armazenar e notificar a chegada de correspondências e mercadorias.
- Estabeleça regras para as entregas
Algumas regras precisam ser estabelecidas e comunicadas para todos, a fim de evitar mal entendidos. Por exemplo, defina se as entregas precisam ser agendadas ou não, se o responsável pelo recebimento poderá ser penalizado por extravios ou trocas e qual o prazo para a retirada das encomendas.
- Separe um espaço para armazenar as encomendas
Se o condomínio não tiver alguém que possa entregar as encomendas nos apartamentos, disponibilize um local para armazená-las. Por exemplo, utilize uma caixa comum com boxes individuais para as correspondências. Já para as encomendas grandes, separe um espaço de um cômodo próximo, ao qual só o porteiro tenha acesso.
Em alguns lugares onde não há portaria no condomínio, o correio realiza uma parceria com os síndicos e instala caixas inteligentes. Nelas, são colocadas as mercadorias e a transportadora envia para o morador uma chave eletrônica de acesso. Somente com ela a mercadoria poderá ser retirada.
- Notifique os moradores
Quando a encomenda chegar, notifique o morador imediatamente, lembrando-o do prazo de retirada. Realize o controle de entrada e saída das encomendas: no recebimento faça um protocolo de entrega e, quando o morador retirar, dê baixa na saída da mercadoria.
- Utilize um aplicativo
Para facilitar o controle das mercadorias e as notificações para os moradores, conte com o auxílio de um aplicativo. É prático e rápido. Todos os dados podem ser acessados a qualquer momento por meio de um sistema de busca integrado, trazendo maior segurança aos moradores. É o caso da FONSI CONDOMÍNIOS, administradora que se preocupa com essa necessidade e já disponibiliza a função de notificação de recebimento de encomendas através do seu aplicativo. Se você é um cliente FONSI e deseja utilizar essa funcionalidade, basta solicitar ao gerente de atendimento do seu condomínio.