Sua comunicação como síndico é eficiente?
A distribuição de informativos no condomínio é fundamental para uma gestão clara e transparente. Isso porque estabelecer uma boa comunicação contribui para a mitigação dos problemas nas relações interpessoais, como desentendimentos, queixas infundadas e informações falsas. É ela quem norteia a relação estabelecida entre síndico, administradora, funcionários, terceiros, moradores e proprietários, indicando, então, o sucesso ou fracasso da gestão. Para essa avaliação é necessário observar as falhas para, assim, traçar uma estratégia baseada nos canais de comunicação que mais se encaixam no condomínio.
O primeiro passo para identificar erros cometidos na comunicação interna é elencar quais as principais demandas de comunicação do condomínio e se estas estão sendo supridas com os canais já existentes. Para isso, identifique onde os comunicados e avisos importantes são disponibilizados, avaliando se esses espaços são os de maior fluxo de passagem. O quadro de avisos e o elevador são ideais para um melhor alcance dos condôminos, para disposição de assuntos variados, como boletins, newsletter, convites de eventos e outros que não requerem protocolo de entrega mas que não deixam de ser relevantes.
Outros meios de comunicação bastante utilizados para formar relações mais próximas com os condôminos são: e-mail, grupo do condomínio em plataformas como WhatsApp e Facebook, livro de ocorrências e até mesmo a criação de um site próprio do condomínio. Enquetes virtuais também estão ganhando seu destaque nesse momento de pandemia, discutindo assuntos como a reabertura e flexibilização de áreas comuns.
Determine como você irá notificar os moradores em caso de inadimplência, assembleias extraordinárias ou outras situações urgentes e emergenciais. Convocações e atas para assembleias, demonstrativos financeiros e outros que tratam de assuntos mais específicos devem ser entregues mediante protocolo de recebimento.
Outra questão é perceber se há alguma recorrência na falta de informação e se as reclamações, dúvidas, sugestões dos moradores chegam a você ou se concentram no porteiro e no zelador. Reflita se você, como síndico, se mostra uma pessoa aberta aos moradores, disposta a ouvir suas opiniões.
Quando enviar um Comunicado?
Sempre que houver um aviso importante ou o condomínio sofrer algum risco os condôminos devem ser avisados. Como exemplo, os principais comunicados nos edifícios são: riscos do ar-condicionado; AirBnb e locações curtas; apresentação do novo síndico; circular sobre inadimplência; coleta de lixo nas unidades; eleições condominiais; convocações extraordinárias; informativo do síndico elencando suas ações em andamento; inspeção contra vazamentos e limpeza das janelas; mudanças e novos moradores; e por fim os circulares de medidas de prevenção a doenças.
O que deve compor o conteúdo dos Informativos?
Por escrito, o comunicado deve ser redigido preferencialmente em papel timbrado do condomínio, com nome, endereço, dados da administradora (se houver), etc. A seguir deve ser informada a data do comunicado. Comece com uma abertura cordial, introduzindo o assunto tratado. O conteúdo deve ser claro, conciso e objetivo, com linguagem alinhada ao perfil dos leitores. Se tratando de mais de uma informação, deve-se destacar as mensagens, dividindo-as de acordo com a importância de cada uma. Por último, o nome e a assinatura de quem escreve.
Por fim, devido a situação atual ocasionada pela disseminação da Covid-19 no país e no mundo, o ideal é aproveitar o avanço da tecnologia. Hoje já é possível evitar aglomerações e, ainda assim, discutir os assuntos urgentes do condomínio com precisão e agilidade, alcançando os condôminos de maneira remota. Seja qual for o meio de comunicação mais utilizado, o bom senso e educação são essenciais para se viver em harmonia e resolver os assuntos com mais eficácia.