Entenda os principais motivos que levam a essa situação e veja como salvar a sua gestão
A inadimplência dos condôminos é um problema bastante conhecido, mas e quando é o condomínio que está devendo? O que fazer? Esse é um desafio que coloca em xeque, além da saúde financeira do condomínio, toda a gestão do síndico.
Em tese, a arrecadação mensal da taxa de condomínio deve contemplar o necessário para cobrir todas as despesas mensais do edifício. Então, o que leva o condomínio a acumular dívidas? Pagar contas e tributos em atraso? Falta de planejamento?
Segundo especialistas, o acúmulo de dívidas pelo condomínio, via de regra, é causado por má gestão do síndico – que gasta mais dinheiro do que poderia -, ou que calcula mal a previsão orçamentária para fixação do reajuste anual do valor da taxa condominial. Contudo, há também as situações inesperadas, como um aumento imprevisível do percentual de inadimplência ou reajuste de despesas com terceiros acima da inflação (salários de empregados, água, luz, etc.).
COMO EVITAR ESSA SITUAÇÃO?
- Busque uma administradora capacitada
Na gestão de um condomínio, o síndico é responsável por controlar as finanças de forma transparente e eficiente, prestando contas da utilização dos valores arrecadados aos condôminos constantemente. Para isso, é recomendável que ele busque o auxílio de profissionais competentes. Uma boa empresa do ramo de administração e contabilidade condominial, por exemplo, saberá orientar o síndico sobre todas as obrigações legais, além de controlar a folha de pagamento dos empregados do condomínio e a emissão das guias de recolhimento dos tributos e contribuições devidas.
É importante destacar que, mesmo com a assessoria de uma empresa ou profissional, o síndico continua sendo responsável pela administração do condomínio, motivo pelo qual – auxiliado por um Conselho Fiscal atuante – deve sempre conferir as guias emitidas e pagamentos realizados, certificando-se que todas as obrigações estão sendo corretamente cumpridas. Ele pode, também, solicitar periodicamente certidões negativas junto aos órgãos públicos (INSS, Receita Federal e Municipal etc.), para assegurar-se de que não há nenhuma obrigação pendente.
- Atenção aos reajustes
Todo ano as despesas condominiais sofrem reajustes e, igualmente, a taxa condominial deve ser reajustada, sob pena de ficar defasada e faltar dinheiro para o pagamento das despesas. Caso o síndico perceba que faltará verba para as despesas mensais, a orientação é informar imediatamente o Conselho Fiscal, para identificar se se trata de uma situação excepcional ou se há a necessidade de reajustar a contribuição condominial.
Nesse segundo caso, o síndico deve convocar uma Assembleia Geral Extraordinária, apresentar aos condôminos o déficit existente e também propor formas de aumentar a arrecadação do condomínio. Agindo assim, o síndico dá conhecimento da situação a todos e pode encontrar uma solução para fazer frente às despesas. Dividindo a responsabilidade com a Assembleia Geral ele não poderá ser acusado, no futuro, de ter omitido tal fato dos condôminos.
- De olho na contabilidade
Para a segurança do síndico e dos condôminos, todo condomínio deve possuir contabilidade regular, com Livros Diário e Razão, sendo o Livro Diário registrado em cartório, pois a contabilidade registra todas as operações ocorridas no CNPJ do condomínio (lembrando que as administradoras e os escritórios de contabilidade precisam encaminhar ao condomínio, após o processamento das informações, toda a documentação, para que esta fique sob a guarda do condomínio).
Documentos trabalhistas não devem ser descartados. Demais documentos como extratos bancários e despesas devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos. Quando houver contratações de terceirizados, o condomínio deve exigir da empresa que foi contratada a cópia dos documentos do trabalhador. Esse processo é importante para verificar se a empresa terceirizada está pagando o salário correspondente, recolhendo o FGTS e INSS. Como o trabalhador realiza suas atividades nas dependências do condomínio, este se torna corresponsável.
Quanto aos encargos, o condomínio possui inúmeras obrigações fiscais e previdenciárias, seja como contribuinte ou como substituto tributário. Elas podem variar conforme cada caso, mas em geral podem-se citar: recolhimento de INSS sobre o pró-labore do síndico; recolhimento de INSS, FGTS, PIS sobre o salário dos funcionários; retenção e recolhimento de INSS, PIS/COFINS/CSLL e ISS quando da contratação de prestadores de serviços (essas obrigações podem variar conforme o enquadramento da empresa de prestação de serviços).
QUAIS AS COMPLICAÇÕES PARA O CONDOMÍNIO?
Quando um condomínio possui dívidas, estas ficam registradas no seu CNPJ, portanto não será possível emitir certidões negativas — o que pode prejudicar as operações com bancos e fornecedores. Os impostos e contribuições, como PIS sobre a folha de pagamento, INSS, FGTS, impostos retidos na fonte, ISS, IPTU, quando em aberto, são encaminhados posteriormente para a Dívida Ativa. Esses impostos podem ser quitados de uma só vez ou, em alguns casos, podem ser parcelados. Em caso de débitos com fornecedores, bancos, estes constarão no Serasa e SPC.
Quanto ao síndico, ele responderá civil e criminalmente caso seja comprovada má-fé de sua parte em relação à administração. Caso ele tenha causado algum dano ao condomínio, também poderá ser cobrado na esfera civil ou criminal para tentar reaver valores.
Em relação à administradora, as implicações serão as mesmas que as do síndico: havendo má-fé, ela sofrerá processos cíveis e criminais. De qualquer forma, as dívidas continuam sendo no CNPJ do condomínio. Ou seja, caso o proprietário de um imóvel situado em um condomínio com dívidas venda seu apartamento, o novo proprietário assumirá os débitos.