O que fazer quando as contas não são aprovadas pela assembleia geral
A prestação de contas condominial é uma obrigação legal do síndico (art. 1.348, VIII do CC), e deverá ocorrer no mínimo uma vez por ano, por intermédio da Assembleia Ordinária, que deverá ser convocada respeitando os prazos previstos nas regras condominiais, sendo de praxe que o ato ocorra nos três primeiros meses do ano.
Quando aprovadas as contas o assunto está liquidado e qualquer questionamento futuro deverá ser lastreado em algum ato ilícito comprovado.
Porém, em algumas oportunidades, quando da realização da Assembleia Ordinária, após a apresentação da prestação de contas, a assembleia pode votar pela sua não aprovação ou pela aprovação parcial, e quando isso ocorre algumas providencias poderão ser adotadas pelo síndico, condôminos ou pelo próprio condomínio.
Assim, normalmente as contas são avaliadas mensalmente conforme disposto na regra condominial, pois, alguns condomínios possuem o Conselho que mensalmente analisa as pastas e apresenta seu parecer, sendo que em outros condomínios mais complexos, as contas poderão ser avaliadas por uma empresa de auditoria. Porém, em ambas as situações, quando da realização da assembleia é necessário que exista um posicionamento sobre as contas apresentadas e o parecer conclusivo do Conselho ou da empresa de Auditoria, que será explanado aos presentes.
Após a explanação, se existir alguma dúvida e/ou alguma incongruência nos números apresentados, a situação poderá ser debatida e até sanada na ocasião. E quando ocorrer a votação, a maioria dos presentes na assembleia poderá aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
Em ocorrendo a recusa ou a aprovação parcial, normalmente é concedido ao síndico o prazo de até 60 dias para que justifique e/ou regularize as informações conflitantes. Realizado tal procedimento, nova assembleia decidirá pela aprovação ou não das contas.
Em outra seara, se as contas não forem aprovadas, os presentes na assembleia ou até mesmo o síndico poderá requisitar a contratação de uma empresa de auditoria para avaliar as contas e apresentar o laudo conclusivo. E, quando o laudo for favorável ao síndico, se mesmo assim a assembleia entender que as contas não devem ser aprovadas, o síndico poderá interpor a ação judicial para a obtenção da sua aprovação, mas quando o laudo apontar alguma irregularidade o síndico deverá ter a oportunidade de se manifestar, inclusive, se for o caso, podendo realizar o ressarcimento de eventuais valores ou aguardar o questionamento judicial para tal.
Outrossim, não raramente, quando estamos diante da não aprovação das contas pela assembleia, o próprio síndico pode pedir a renúncia e/ou afastamento do cargo ou poderá existir uma assembleia requerendo sua destituição, pois, ainda que sua exclusão não seja obrigatória, muitas vezes, dependendo da situação concreta, é necessário o afastamento para garantir maior transparência na apuração dos fatos.
Destarte, como a recusa das contas apresentadas pelo síndico é uma exceção e poderá culminar com discussões judiciais, sempre que isso vier a ocorrer é prudente que o Conselho e/ou o grupo de moradores busquem o profissional de sua confiança, pois, em razão das inúmeras variáveis do caso concreto, somente com analise da situação especifica é que os interessados obterão as informações necessárias sobre a melhor forma de agir.
Em outra esfera, é extremamente necessário que ao recusar as contas, jamais exista por parte de algum condômino qualquer afirmação ou insinuação de que o síndico cometeu qualquer ato ilícito, pois, se a situação não for comprovada, o síndico poderá pleitear indenização por danos morais e, dependendo da situação, até mesmo a abertura de procedimentos no âmbito criminal.
Portanto, sempre que o assunto for a não aprovação das contas, toda cautela é necessária e o auxilio profissional é primordial para se lidar com esse tema.
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OUTRA SITUAÇÃO:
Os síndicos podem, eventualmente, se defrontar com uma situação inusitada: conselheiros que se recusam a assinar a pasta de prestação de contas, seja por falta de conhecimento da matéria ou por pura desavença com o síndico.
O conselheiro que age desta maneira, deve ser informado que a recusa em assinar a pasta não o exime da responsabilidade sobre as contas do condomínio, pois esta atitude pode ser entendida como omissão e poderá ser responsabilizado por isto.
Uma dica aos síndicos é acrescentar uma página extra à pasta de prestação de contas para comentários ou assinatura com ressalvas, visto que há casos onde o conselheiro não assina porque não concorda com a gestão e julga, de maneira equivocada, que a recusa da assinatura o isentará de alguma responsabilidade que lhe poderá ser atribuída.
Na verdade, para um contexto desse tipo, o conselheiro teria duas opções: assinar com ressalva ou não assinar e justificar seus motivos em anexo. Esta é uma atitude que contribui para que os moradores possam avaliar com mais clareza se as contas possuem algum motivo que justifiquem a desaprovação em assembleia.
Alguns condomínios se deparam com a aprovação das contas pela assembleia de pastas que não foram assinadas pelo conselho fiscal. Vale ressaltar que quem aprova as contas é a assembleia, mas a assinatura das pastas de prestação de contas indica que as contas foram analisadas e conferidas pelos conselheiros, os quais concordam com a exatidão dos dados nela contidos.
De qualquer maneira, o síndico não pode obrigar os conselheiros a assinarem as pastas de prestação de contas. Muitas vezes isso ocorre não apenas por discordância com as contas, mas por problemas pessoais com a figura do síndico, por um racha no Corpo Diretivo, por provocações, enfim, motivos diversos e muitos deles, injustificáveis.
Cabe ao síndico expor os fatos na assembleia de aprovação de contas e documentar-se de que as pastas ficaram à disposição dos conselheiros, que as eventuais ressalvas foram esclarecidas, resolvidas ou que estão em processo de resolução.
É importante que o condômino tenha ciência dos fatos, se a recusa em assinar é por motivos pessoais, por dúvidas, por discordância dos dados apresentados, para que possa então votar pela aprovação ou não das contas na assembleia geral.