Confira o checklist de planejamento e cuidados especiais com o condomínio nesse período de festas
Com a chegada das festividades de Natal e Ano Novo, o espírito da confraternização se espalha pelo condomínio. Entretanto, para o síndico essa temporada não é nada fácil, representando um desafio adicional que exige cuidados especiais no que diz respeito às finanças, segurança e bem-estar da comunidade.
Para que o condomínio fique sob controle nessa época, a realização de um planejamento minucioso é de extrema importância! Mas se você não sabe por onde começar, fique tranquilo, nós te ajudamos:
Decoração para as Festas
A ornamentação do condomínio para o Natal e Ano Novo é uma tradição apreciada por muitos, mas o síndico deve conduzir o processo de compra de adereços com responsabilidade. O melhor caminho é levar o orçamento para discussão e aprovação em assembleia, ou utilizar, com a devida cautela, do limite já estabelecido em assembleia para aquisições sem consentimento prévio. Além disso, a formação de uma comissão de condôminos pode ajudar na escolha de uma decoração que atenda aos diferentes gostos.
Caixinha de Final de Ano para Funcionários
As caixinhas de final de ano e abono podem estar previstas no orçamento anual do condomínio, assim o condômino terá a possibilidade de dividir essas despesas em parcelas a combinar. Outra opção comum é deixar disponível, literalmente, uma caixa na qual os moradores podem depositar a quantia que desejam, acompanhada de um livro para o registro da caixinha dada por cada morador — o que deve ser abordado com cuidado, para evitar constrangimentos.
Prevenção de Inadimplência
Diante dos gastos típicos dessa época, antecipar a cota condominial de janeiro é uma estratégia eficiente. Primeiro para lembrar da obrigação financeira e, segundo, para aqueles que se ausentam nesse período. Além disso, realizar uma assembleia para discutir o orçamento do próximo ano proporciona transparência e conscientização aos moradores sobre as despesas condominiais.
Segurança no Final do Ano
Como muitos estão de férias e viajando, a tendência é o condomínio ficar mais “vazio” e, portanto, mais vulnerável a assaltos. A sugestão é alertar funcionários e moradores, reforçando as regras e precauções para evitar incidentes durante o período de menor movimento.
Escala de Plantão para Funcionários
Na noite de Natal e Ano Novo, os funcionários do condomínio devem ter uma escala de plantão organizada. Se a necessidade de folguistas ou terceirizados surgir, é importante comunicar aos moradores a referida alteração, além de buscar esses profissionais em agências especializadas, para garantir a segurança nesse período.
Pagamento de 13º Salário
Os funcionários registrados diretamente pelo condomínio deverão receber o 13º salário, nos termos da CLT, enquanto terceirizados o recebem da empresa terceirizadora. Já alguns prestadores de serviços, como contadores e/ou administradora, poderão cobrar também 13º salário do condomínio, todavia, tal pagamento deverá constar no contrato de serviços originário. Os síndicos podem receber o 13º salário também, desde que ele conste na Convenção do condomínio.
Planejamento para Impostos
O início do ano demanda o planejamento antecipado do pagamento dos impostos do condomínio, garantindo a correta declaração e conformidade com as obrigações sociais. Essa preparação evita contratempos de última hora. Logo será necessário fazer a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano; a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários; além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS.
Uso do Fundo de Reserva
O fundo de reserva, destinado a emergências de manutenção e conservação do condomínio, só deve ser utilizado após aprovação em Assembleia Geral Extraordinária específica. Seu uso deve ser criterioso, respeitando as finalidades previstas.
Ainda que esse checklist seja importante para garantir um final de ano harmonioso no condomínio, um planejamento consistente ao longo dos 12 meses é a chave para assegurar que as medidas adotadas sejam bem-sucedidas e não prejudiquem os condôminos. Portanto, a antecipação, transparência e comunicação sempre serão fundamentais para garantir o bom funcionamento da comunidade.
Boas Festas!