Saiba mais sobre a transição para os livros de ocorrências digitais e suas vantagens
A tradicional prática de registrar reclamações e ocorrências em um livro físico, mantido pelo porteiro ou pelo zelador, está gradativamente sendo substituída por opções digitais em diversos condomínios. Essa transição tem como principal motivo evitar atritos entre moradores e funcionários, garantindo a privacidade das reclamações e demandas apresentadas.
Ainda assim, o livro de ocorrências é importante, pois é por meio dele que os moradores e os funcionários podem se comunicar com o síndico ou com a empresa administradora, com sugestões para melhorar o condomínio, reclamações de todo tipo, observações sobre reparos das áreas comuns, entre outras questões. Pode ser utilizado não só pelos moradores, mas também pelos funcionários.
O que mudou, na verdade, tem sido o acesso ao livro. O caderno físico tem sido usado atualmente apenas para registrar as encomendas que foram entregues, mas que o morador ainda não buscou, cartas que precisem de assinatura ou visitas de fornecedores que estejam marcadas. Ou seja, o uso do livro tem se limitado à uma forma dos funcionários comunicarem questões operacionais e de logística entre si.
Quem é o substituto?
A comunicação eficiente dentro do condomínio é fundamental, especialmente porque o síndico nem sempre está presente no local. Portanto, é essencial que exista um meio para os moradores manterem o síndico informado sobre qualquer acontecimento relevante. Além disso, os registros de ocorrências servem como prova em ações judiciais relacionadas a condutas irregulares ou problemas persistentes, evitando acusações anônimas e alegações infundadas de perseguição por parte dos moradores.
Hoje em dia, existem aplicativos de administração de condomínios que oferecem recursos e ferramentas para facilitar a gestão — como o App FONSI, que já possui os livros digitais há muito tempo. Essas plataformas permitem que as ocorrências sejam registradas pelos moradores diretamente no aplicativo, proporcionando uma comunicação mais clara e transparente entre todos os envolvidos. O acesso às ocorrências é restrito aos síndicos e administradores, garantindo a privacidade dos registros e evitando a exposição pública dos envolvidos.
O app da FONSI CONDOMÍNIOS permite que todas as atividades do condomínio cheguem diretamente no e-mail dos gestores em tempo real. Sempre que uma ocorrência for registrada pelo porteiro ou zelador, o síndico será notificado via e-mail sobre o acontecimento dessa ocorrência.
Embora não seja obrigatório, o uso de um sistema de ocorrências é altamente recomendado. O síndico pode optar por abordar esse assunto em assembleias, buscando a aprovação da maioria antes de adotar uma opção digital ou analógica para o registro das ocorrências.
É importante lembrar que, independentemente da escolha, é necessário seguir as regras básicas de conduta, evitando xingamentos, ofensas e acusações infundadas. Até mesmo porque o síndico pode retirar o acesso a esse recurso se registros desse tipo não estiverem ajudando e acabarem dificultando a vida condominial. Vale destacar: usar o livro de ocorrências de forma desregulada pode, inclusive, prejudicar a reputação do condomínio. Imagine que um proprietário esteja quase vendendo a sua unidade e o interessado peça para ler o livro de ocorrências, desistindo da aquisição devido às inúmeras brigas registradas.
Outras opções
Além dos aplicativos, há também opções analógicas e digitais que são igualmente funcionais, confira algumas:
- Caixa para depositar folhas com as reclamações: o caderno físico ainda pode ser utilizado desde que possua folhas destacáveis, dessa forma após os moradores registrarem suas ocorrências, eles devem destacar a folha e depositá-la em uma caixa fechada, a qual apenas o síndico possua a chave. Tanto o caderno quanto a caixa podem ficar na portaria ou na zeladoria;
- E-mails: os moradores podem enviar ocorrências para o síndico por e-mails, mas essa é uma opção aplicável apenas em condomínios com poucos moradores para evitar que uma sobrecarga de e-mails;
- Mensagens por WhatsApp: da mesma forma, enviar mensagens de WhatsApp para o síndico é recomendado para condomínios pequenos;
- Livro apenas para funcionários: às vezes a alternativa é que apenas um pessoal autorizado, como o zelador, o porteiro, o síndico ou chefe de segurança, tenham acesso ao livro, de forma que ele será usado apenas para anotar entregas autorizadas, entrada de visitantes, empregados das unidades, prestadores de serviço e outros registros da portaria e das áreas comuns.
O objetivo principal é que o síndico esteja ciente dos acontecimentos no condomínio, independentemente do método escolhido para o registro das ocorrências. No entanto, o síndico não deve limitar sua atuação apenas ao conhecimento dos fatos, mas também deve garantir que os moradores recebam a devida atenção e encaminhamento de suas questões. A comunicação e a transparência são fundamentais para uma gestão eficaz do condomínio, e nenhum morador deve ser negligenciado em suas demandas legítimas.