DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Saiba como digitalizar os documentos do condomínio e armazená-los corretamente

Manter um controle adequado dos documentos do condomínio é fundamental para garantir segurança e transparência à gestão. Pastas, papeis, cadernos, caixas… Tudo faz parte do cenário de organização de um condomínio, que precisa manter atualizados e muito bem guardados cada documento.

Para auxiliar esse processo, uma nova facilidade surge na administração de condomínios: a digitalização de documentos! Solucionando os problemas da fragilidade e do desperdício gerados pelos documentos em papel, ela desperta cada vez mais o interesse dos síndicos e administradores.

Além de ser mais sustentável, a digitalização contribui diretamente para a redução de custos no condomínio. Através da redução ou não impressão de papel, também proporciona mais produtividade, com mais organização e facilidade para encontrar documentos.

A digitalização dos documentos é, antes de tudo, uma questão de segurança de dados e informações para os condomínios. Arquivos em papel podem ser facilmente perdidos ou danificados, mas os documentos eletrônicos permanecem gravados em servidores do mundo inteiro, com backups frequentes.

O que pode ser Digitalizado?

Além dos documentos que constam nas Pastas de Prestação de Contas mensais, toda a documentação trabalhista pode ser passada para o formato digital. Pode-se incluir nessa lista todos os contratos de prestação de serviços e de manutenção do condomínio.

Quando o assunto é automação, outro aspecto relevante é seguir o que determina a norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). O órgão define regras e procedimentos para obras no condomínio e nas unidades, que devem também devem ter em seu acervo documentos que mostrem as alterações feitas no local. Por isso, é importante digitalizar os Planos de Obras que os moradores têm obrigação de entregar ao síndico, para garantir que esses arquivos não se percam.

Apesar de toda a praticidade da digitalização, é preciso esclarecer que os condomínios ainda dependem da documentação em papel para governança e questões operacionais. Documentos com validade jurídica, como acordos, recibos de pagamentos de salários, de férias e de décimo terceiro salário, além do controle de ponto, não podem ser descartados após serem digitalizados. Por isso, os condomínios devem continuar guardando os documentos, mesmo os que já foram passados para o formato digital.

Como Digitalizar os Documentos do Condomínio

Há duas maneiras de fazer a digitalização dos documentos: pelo próprio condomínio, síndico ou funcionário; ou pela contratação de uma empresa especializada. Nesse último, a terceirizada pode fazer a digitalização remotamente ou retirar a papelada no condomínio para depois devolvê-la, em papel e arquivo digital. Em geral, as empresas de digitalização costumam cobrar por página escaneada, o que equivale ao preço de uma impressão em preto e branco.

Para digitalizar um documento, é necessário, no mínimo, um scanner e uma pessoa designada para essa tarefa, e a depender do tamanho do condomínio e de suas necessidades, esse cenário vai mudar drasticamente. Em um condomínio de grande porte, por exemplo, a demanda interna pode exigir diversos scanners e uma equipe exclusiva para dar vazão à digitalização.

Armazenamento em Nuvem

Para controlar e organizar o arquivamento de documentos digitalizados, uma boa alternativa é contratar uma plataforma online. A nuvem é um espaço para armazenamento de dados em um “disco virtual”, no qual é possível também compartilhar pastas e arquivos. Uma vantagem é a redução drástica de riscos pelo uso de dispositivos físicos de armazenamento de dados, como a perda de dados ou mesmo a indesejada invasão de vírus.

Com esse tipo de ferramenta, localizar e acessar qualquer documento é simples e via internet, diretamente. É possível obter relatórios de forma transparente e rápida, controlados por senha, além da opção de escolher as pessoas que terão acesso.

Há uma lista de documentos que podem ser digitalizados para serem armazenados na “nuvem”. São eles:

• Recibos;
• Comprovantes de pagamentos;
• Cupons fiscais;
• Contas de água, luz, telefone;
• Boletos em geral;
• Laudos técnicos;
• Contratos, entre outros.

A FONSI já adotou a digitalização na rotina administrativa de seus clientes, disponibilizando, inclusive, as Prestações de Contas de forma online através do site e app da administradora!