Confira o passo a passo necessário para entregar e assumir o cargo de gestor
A troca de síndico no condomínio é uma tarefa que exige muita atenção e que demanda uma série de procedimentos a serem seguidos para que a nova gestão inicie de maneira tranquila, deixando para trás quaisquer vícios administrativos ou legais que possam respingar na atual.
Principais cuidados
Antes de tudo, evite desentendimentos com o síndico que está deixando o mandato. Uma conversa entre o síndico novo e o anterior é importante para esclarecer quaisquer dúvidas ou pendências em andamento no condomínio.
A transição de gestão deve acontecer de forma continuada, sem interferir na vida do condomínio. Ou seja, sem que os moradores e prestadores de serviços percebam alguma interrupção nos processos do dia a dia.
O banco deve ser informado imediatamente e, por consequência, o titular da conta. A mudança de representatividade não pode impedir o acesso aos recursos do prédio, uma vez que a vida do espaço não para e as contas a serem pagas também não.
Na troca de síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:
- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Folhas de Ponto de Funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento Interno;
- Livros de Atas de Assembleia;
- Contratos (manutenção, prestadores de serviços, etc.);
- Pasta de Prestação de Contas (aprovada);
- Planilhas de Orçamentos;
- Plantas do Condomínio;
- Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais).
Vários desses documentos podem ser transferidos de forma digital, facilitando e agilizando essa transição. O antigo síndico não pode reter nenhum documento e, caso isso aconteça, o condomínio deverá entrar com uma notificação extrajudicial.
Outro ponto importante são as certidões que o novo síndico deve providenciar para conhecer a situação do condomínio. Sua administradora pode ajudar na coleta destas informações. Para os condomínios que possuem certificação digital, fica mais fácil ainda ter acesso aos dados sobre a situação trabalhista e fiscal do condomínio.
Além disso:
- A prestação de contas deve estar aprovada;
- As pastas do ano devem estar à disposição do novo síndico;
- Todas as permissões devem ser passadas ao novo síndico e revogadas do anterior;
- O novo síndico deve receber uma lista com tudo o que estava em posse do antigo síndico. Após conferido, deve ser protocolado para segurança de ambos.
Se precisar de um modelo de carta para transferência de gestão, peça para sua administradora.
Como assumir o cargo?
Houve a troca de síndico e você foi eleito? Prepare-se para uma jornada cheia de desafios, oportunidades e responsabilidades!
Logo que assumir o posto, procure sua administradora e busque orientações para usar o portal ou app de gestão condominial. Ele será uma ferramenta importante para uma gestão eficiente e transparente.
Atente-se também a alguns ponto importantes:
- Verifique os inadimplentes;
- Conheça o histórico, a rotina, a Convenção e o Regimento Interno do condomínio;
- Agende reuniões mensais com os conselheiros;
- Avalie se está faltando algum serviço essencial;
- Monte comissões para temas diversos (obras, reformas, reciclagem de lixo, etc.);
- Peça a administradora um perfil social dos moradores (nº de condôminos, pets, idade, etc.);
- Confira se estão ativos documentos importantes, especialmente: seguro condominial, AVCB, RIA dos elevadores, ações judiciais em andamento e certidão de débitos negativos.
A administração condominial não é uma tarefa fácil e algumas características em seu seu perfil o ajudam nessa missão, como: destreza em negociação, proatividade, comunicação clara e eficiente, boa convivência com os condôminos, conhecimento das carências do condomínio e capacidade de mediar conflitos. Estar a par das funções e atribuições do síndico também é imprescindível. Elas estão previstas no Código Civil, capítulo “VII Condomínio Edilício” (artigo 1.331 a 1358).
Por fim, para uma transição de síndico eficiente no condomínio, especialistas da área orientam que as medidas sejam colocadas em prática muito antes da convocação para a assembleia de votação. E lembre-se: de acordo com a determinação do Código Civil, o mandato tem duração máxima de dois anos, podendo ser estendido pelo mesmo período em reeleição.