Ferramenta fundamental pra uma boa gestão
A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais para uma gestão condominial boa e transparente.
É ali que se concentra toda a movimentação financeira do condomínio e a documentação comprobatória do que foi feito, tais como notas fiscais do mês, o que foi pago, o que foi recebido, o que foi acordado entre o condomínio e um inadimplente, possíveis ações judiciais e etc. É realmente um raio-x do que a gestão executou em cada mês e um ótimo recurso para o síndico e conselheiros acompanharem a transparência da gestão afim de evitar fraudes e desvios.
A pasta pode ser tanto física, com os documentos originais anexados, ou até mesmo virtual, como já tem acontecido em diversas administradoras.
Mas fica um alerta aos síndicos: apesar de algumas empresas estarem deixando de entregar a pasta física, oferecendo apenas o modelo “virtual” no intuito de baratear custos, é de suma importância que o Condomínio não deixe de manter em seus arquivos a pasta “física” montada, contendo todos os comprovantes de pagamentos e recebimentos, guias de recolhimentos, recibos originais de pagamento a prestadores de serviços e funcionários, relatórios contábeis e etc., haja vista que as fiscalizações geralmente promovidas pela Receita Federal, PMSP e quaisquer outros órgãos públicos, têm como regra exigir a apresentação dos livros contábeis, sendo que, se os mesmos não estiverem à disposição, o fiscal provavelmente não aguardará o tempo necessário para a elaboração de última hora e certamente o condomínio poderá ser autuado.
ACESSO À PASTA
A pasta é um documento do condomínio. Por isso, todos devem ter acesso a ela. Porém, a prioridade, assim que a mesma chega da administradora, é dos conselheiros e do síndico.
Quando o trâmite mensal estiver encerrado, os moradores podem olhar os documentos. Não se deve negar o acesso à pasta, mas para a segurança de todos, a mesma deve ficar guardada em um local específico do condomínio ou na administradora. Se algum morador desejar analisar a mesma, deve avisar com antecedência e olhá-la no próprio local. Ele não deve levar a pasta para casa.
Pensando nesse cuidado que os síndicos devem ter com as pastas de prestações de contas e não entrega-las a qualquer condômino, como também no direito dos condôminos poderem analisá-las a qualquer tempo, que as administradoras mais capacitadas hoje já dispõem do serviço de digitalização de documentos, oferecendo, juntamente com a entrega mensal da pasta física, a pasta digitalizada, que pode ser disponibilizada em mídia gravada (CD) ou até mesmo em arquivo digital enviado ao síndico por e-mail.
Com a utilização deste serviço, os síndicos certamente terão uma gestão mais tranquila e transparente, podendo disponibilizar o conteúdo das pastas a qualquer interessado, bastando o envio do arquivo digitalizado, cumprindo assim com a obrigação legal de prestar contas quando solicitado, sem ter que perder o seu precioso tempo para a apresentação dos documentos originais, além de contar com a certeza de que não haverá qualquer extravio ou perda dos documentos que permanecem sob sua responsabilidade.