A responsabilidade do síndico e o que pode ser feito em cada caso
A prestação de contas condominial é uma obrigação legal do síndico (art. 1.348, VIII do CC), e deverá ocorrer no mínimo uma vez por ano, por intermédio da Assembleia Ordinária, que deverá ser convocada respeitando os prazos previstos nas regras condominiais, sendo de praxe que geralmente o ato ocorra no primeiro trimestre de cada ano.
Quando aprovadas as contas, o assunto está liquidado e qualquer questionamento futuro somente poderá ser feito se lastreado em algum ato ilícito.
Dessa forma, percebe-se que após a aprovação das contas cessa o dever legal do síndico em prestar qualquer tipo de esclarecimento formal a quaisquer dos condôminos, situação que vale até mesmo para os casos em que os condôminos colhem as assinaturas para convocação da Assembleia Extraordinária, e coloquem em pauta tal assunto como ordem do dia, um verdadeiro absurdo.
A proteção é fundamental e necessária, até mesmo para a boa administração condominial, evitando assim que a gestão atual tenha que ficar rediscutindo situações pretéritas e/ou possibilitando que intrigas e desavenças pessoais entre o síndico e outros condôminos culminem com frequentes discussões de situações que não poderão ser mais revistas sem a adoção dos procedimentos legais.
Entretanto, as contas APROVADAS poderão ser revistas em casos excepcionais, por via judicial, caso seja configurada alguma irregularidade oriunda de algum ato ilícito praticado pelo síndico, e comprovado pelo processo judicial, podendo o síndico responder civil e/ou criminalmente pelo ato cometido, inclusive, reembolsando o Condomínio. Entretanto para isso será necessária a comprovação real da lesão, situação que muitas vezes é antecedida de laudos periciais detalhados, que permitam antecipadamente, ao menos, a verificação de fortes indícios de que existiu alguma ilicitude, por isso deverá o interessado instruir o processo com provas bem elaboradas e pontuais sobre a irregularidade encontrada, caso contrário o Síndico poderá se valer da aprovação das contas para evitar qualquer responsabilidade.
Dessa forma, é visível que, ainda que exista tal possibilidade, a situação é extremamente atípica e dependerá da analise específica do caso em concreto, além da própria forma como o assunto for abordado, pois ao levantar dúvidas sobre a gestão financeira do síndico ou ex-síndico, a utilização da forma inadequada poderá refletir em danos morais ou até mesmo em outras situações mais gravosas aos condôminos que estão se opondo as contas aprovadas.
Em resumo, não pratica irregularidade o síndico que: ao ser questionado sobre contas preteritamente aprovadas, assume a postura de não responder aos esclarecimentos e/ou informar ao solicitante que após a aprovação das contas quaisquer discussões deverão ser realizadas pela via judicial.
Porém, em se tratando de contas ainda NÃO APROVADAS, quando da realização da Assembleia Ordinária, após a apresentação da prestação de contas, a assembleia pode votar pela sua não aprovação ou pela aprovação parcial, e quando isso ocorre algumas providencias poderão ser adotadas pelo síndico, condôminos ou pelo próprio condomínio.
Normalmente, as contas condominiais são avaliadas mensalmente, conforme disposto na regra condominial, pois, a maioria dos condomínios possuem o Conselho que analisa as pastas e apresenta seu parecer. Em outros condomínios, especialmente os mais complexos, as contas poderão ser avaliadas mensalmente por uma empresa de auditoria. Porém, em ambas as situações, quando da realização da Assembleia Geral é necessário que exista um posicionamento sobre as contas apresentadas e o parecer conclusivo do Conselho ou da empresa de auditoria, que será explanado aos presentes.
Após a explanação, se existir alguma dúvida e/ou alguma incongruência nos números apresentados, a situação poderá ser debatida e sanada na ocasião, para que, quando ocorrer a votação, a maioria dos presentes possa aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
Em ocorrendo a recusa ou a aprovação parcial, normalmente é concedido ao síndico o prazo de até 45 dias para que justifique e/ou regularize as informações conflitantes, e realizado tal procedimento, nova assembleia decidirá pela aprovação ou não das contas.
Em outra seara, se as contas forem REJEITADAS, os presentes na assembleia ou até mesmo o síndico, poderão requisitar a contratação de uma empresa de auditoria para avaliar as contas e apresentar posteriormente um laudo conclusivo.
Caso o Laudo seja favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia entender que as contas não devem ser aprovadas, o síndico poderá interpor ação judicial para a obtenção da aprovação. Já se o laudo apontar alguma irregularidade, o síndico deverá ter a oportunidade de se manifestar, inclusive, se for o caso, podendo realizar o ressarcimento de eventuais valores ou aguardar o questionamento judicial para tal.
Outrossim, não raramente, quando estamos diante da não aprovação das contas pela assembleia, o próprio síndico pode pedir a renúncia e/ou afastamento do cargo, podendo ainda ser convocada a assembleia requerendo a sua destituição, pois, ainda que sua exclusão não seja obrigatória, muitas vezes, dependendo da situação concreta, esta se faz necessária para garantir maior transparência na apuração dos fatos.
Destarte, como a recusa das contas apresentadas pelo síndico é uma exceção e poderá culminar com discussões judiciais, sempre que isso vier a ocorrer é prudente que o Conselho e/ou o grupo de moradores busquem o profissional de sua confiança, pois, em razão das inúmeras variáveis do caso concreto, somente com analise da situação especifica é que os interessados obterão as informações necessárias sobre a melhor forma de agir.
Em resumo, é extremamente necessário que ao recusar as contas, jamais exista por parte de algum condômino qualquer afirmação ou insinuação de que o síndico cometeu ato ilícito, pois, se a situação não for comprovada, o síndico poderá pleitear indenização por danos morais e, dependendo da situação, até mesmo a abertura de procedimentos no âmbito criminal.
Portanto, sempre que ocorrer a não aprovação das contas, toda cautela é necessária e o auxilio profissional de um advogado é extremamente necessário para se lidar com o tema.